Come metto il mio marchio su quello che vedono i firmatari?
Un firmatario incontra la tua organizzazione in tre posti: le email che riceve, la pagina di firma che apre da lì, e la pagina su cui arriva dopo. Nella console, Branding (nel menu a sinistra, per i coordinatori dell'organizzazione) li cambia tutti e tre, in una pagina con tre schede. È pensato per essere rapido: un logo, tre colori e le tue parole, niente da disegnare. Tutto viene controllato prima del salvataggio, e la risposta nomina ogni problema, così un'email che finirebbe nello spam non parte mai.
Le tre schede
| Scheda | Che cosa cambi |
|---|---|
| Marchio | Il tuo logo (PNG o JPEG), i colori di intestazione, pulsante e piè di pagina, il testo del piè di pagina in italiano e in inglese, il nome del mittente e l'indirizzo a cui vanno le risposte, e due interruttori: marchio sulle email ai firmatari, marchio sulle pagine di firma. Un'anteprima mostra un'email e una pagina di firma di esempio, su computer e su telefono. |
| Il testo di ogni email che riceve un firmatario, in italiano e in inglese: l'invito, il promemoria, la revoca, la scadenza, la copia firmata e l'avviso di copia. Ognuna si apre con il nostro testo già compilato, così modifichi invece di scrivere da zero. | |
| Pagine di firma | Il tuo logo e i tuoi colori sulle pagine che incontra un firmatario, e quattro brevi righe tue: un'introduzione sotto il titolo, un messaggio dopo la firma, un messaggio dopo il rifiuto e un messaggio su un link che non funziona più. |
Che cosa non cambi mai: la struttura di un'email, l'avviso di chiusura (come segnalare un documento che la
persona non si aspettava), l'email con il codice monouso, gli avvisi che mandiamo a te, e sulla pagina
di firma le righe legali e di consenso, il passaggio del codice e i comandi di firma. E non scrivi mai HTML:
un'email è testo semplice con segnaposto e **grassetto**.
Scrivere un'email
Apri Email, scegli un'email e una lingua. L'oggetto e il testo sono già lì. Modificali, premi Anteprima per vederli come li vedrà un firmatario, e Salva. Una lingua che non tocchi continua a usare il nostro testo. Una modifica vale per le email scritte da quel momento; un'email già inviata tiene le parole con cui è partita.
- Mandami una prova invia il testo che stai modificando, con valori di esempio,
al tuo indirizzo, marcato
[TEST]. Non si salva nulla, e puoi mandarne qualcuna al minuto. - Ripristina il predefinito torna al nostro testo per quell'email e quella lingua. Un testo che lasci identico al nostro conta come predefinito.
- Ogni email indica se è Predefinita o Personalizzata, per lingua.
Segnaposto
Un segnaposto è un nome fra doppie graffe, come {{ full_name }}. Viene
sostituito dal suo valore con una semplice sostituzione di testo quando l'email viene scritta. Esistono solo i nomi qui sotto: qualsiasi altro
nome è rifiutato, e nulla di ciò che scrivi viene mai eseguito come modello. Una riga il cui segnaposto non ha
valore (nessuna scadenza, nessuna nota del mittente) viene tolta dall'email.
| Segnaposto | Diventa | Dove si può usare |
|---|---|---|
{{ full_name }} | Il nome del firmatario | Ogni email al firmatario |
{{ subject }} | Il nome del documento (una richiesta di prova è marcata [TEST]) | Ogni email, nell'oggetto o nel testo |
{{ message }} | La nota del mittente al firmatario | Invito, promemoria (solo testo) |
{{ link }} | Il link di firma, mostrato come pulsante | Invito, promemoria (solo testo, obbligatorio) |
{{ expires_at }} | La scadenza per firmare scritta per esteso, nel fuso orario della tua organizzazione (6 dicembre 2026, alle ore 11:30) | Invito, promemoria (solo testo) |
{{ code_note }} | La frase sul codice di conferma, nella lingua dell'email; vuota quando il firmatario non ha bisogno di un codice | Invito, promemoria (solo testo) |
{{ intro }} | La tua riga di introduzione (impostata nella scheda Email) | Invito, promemoria (solo testo) |
{{ replaced_note }} | La frase che dice che a firmare è stata chiamata un'altra persona | Revoca (solo testo) |
{{ stage_label }} | Di che cosa parla l'avviso di copia: inviato in firma, promemoria inviato, oppure firmato | Avviso di copia |
{{ stage_note }} | La frase di cui parla l'avviso di copia, con il nome del documento | Avviso di copia (solo testo, obbligatorio) |
{{ sender_name }} | Il nome del mittente che imposti in Marchio (il nome della tua organizzazione se vuoto) | Ogni email |
{{ organisation }} | Il nome della tua organizzazione | Ogni email |
Il link di firma deve stare su una riga a sé, oppure scritto Visualizza e firma: {{ link }}
(un'etichetta breve, i due punti, il link), con al massimo un'altra riga sotto: è quello che diventa il
pulsante, con l'indirizzo stampato sotto per un programma di posta che non mostra pulsanti.
Che cosa si controlla, e perché
Ogni controllo gira prima del salvataggio. Se uno fallisce, non si salva nulla e la pagina elenca ogni problema, campo per campo.
| Controllo | La regola |
|---|---|
| Segnaposto | Solo i nomi qui sopra; quelli obbligatori presenti (l'invito e il promemoria hanno bisogno del link, su una riga a sé; ogni email tranne l'avviso di copia deve nominare il documento nell'oggetto o nel testo); nessun {% %} o altra sintassi da modello. |
| Solo testo | Niente tag HTML, niente link Markdown, nessun indirizzo web di alcun tipo (l'unico link è il segnaposto), nessun indirizzo email o numero di telefono nel testo di un'email. Il testo del piè di pagina nella scheda Marchio è il posto per un indirizzo di contatto, un numero o il tuo sito. |
| Lunghezza | Oggetto da 5 a 90 caratteri, testo da 40 a 3.000, nessuna riga oltre 400 caratteri; ogni riga della pagina di firma fino a 400, il piè di pagina fino a 600. |
| Tono | Al massimo 2 punti esclamativi nell'oggetto e 5 nel testo, nessuna sequenza della stessa punteggiatura (!!!, ----), non più di qualche parola in maiuscolo, e nessuna delle espressioni che mandano un'email nella posta indesiderata (in italiano e in inglese: free money, click here, clicca qui, hai vinto e simili). |
| Mai chiesto | Un'email di firma non parla mai di password, PIN, dati bancari o della carta: è ciò che chiede un'email di phishing, e farebbe sembrare tale anche le tue email vere. |
| Caratteri nascosti | Nessun carattere a larghezza zero o che cambia la direzione, nessun accorciatore di link. |
| Colori | Sei cifre esadecimali come #153563, e il testo sul colore deve raggiungere un contrasto di 4,5 a 1 (WCAG 2.2 AA). Un colore che non ci arriva è rifiutato con il più vicino che ci arriva. Il colore del pulsante si usa anche sulla pagina di firma, dove deve leggersi come testo su bianco; un colore di pulsante più chiaro funziona comunque nell'email, e la pagina mantiene il nostro verde. |
| Logo | PNG o JPEG, fino a 512 KB, ogni lato fra 32 e 2.000 pixel. L'SVG è rifiutato: un file SVG può contenere script. |
Le pagine di firma
Nella scheda Pagine di firma, attiva le pagine e scrivi fino a quattro righe, ciascuna in italiano e in inglese (una pagina usa il testo della sua lingua, altrimenti l'altro). Le pagine allora portano il tuo logo, il colore dell'intestazione dietro il nostro nome in alto e il colore del pulsante sui pulsanti. È un piccolo foglio di stile costruito dai tuoi colori validati, mai il tuo CSS, e la pagina funziona senza script. Le righe sono testo semplice: niente HTML, niente segnaposto, gli stessi controlli di sopra.
Su un telefono
La pagina Branding funziona su un telefono, con ogni comando raggiungibile con un dito, e ogni anteprima ha una versione larga quanto un telefono accanto a quella da computer. Le email e le pagine di firma sono disegnate per stare in uno schermo piccolo qualunque cosa tu scriva.
Chi può cambiarlo
Solo i coordinatori dell'organizzazione. Un collega con il ruolo di utente non vede affatto Branding. Ogni salvataggio è scritto nel registro di audit con chi e che cosa (l'email e la lingua, un numero di versione), mai le parole.
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